【箇条書き要約まとめ1】文章をとにかく早く書くためのテクニック

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「スーパー速書きメソッド」の要約まとめ
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メリット

ビジネスシーンでは書くことの比重が高まる一方。
早くかける事はあなたの成長につながる。
特にビジネス文書は事務的なもの。
早く書けるとその時間別のことに使える。

目次

  • まずは1つの文章を短く作る。
  • 短い文章を素早く組み立てる。
  • ビジネス文章の基本は穴埋め。
  • あらかじめ質問文を作っておくと文章は早く書ける。
  • ワープロ機能&ショートカットのテクニックなどを紹介。
  • 文章を早く書くには環境が重要。
  • ブログ・レポート・論文等の長い文章を早く書くためには?

1.とにかく1つの文章を早く書く事

1つの文章はとにかく短く

  • 早く書ける文章が伝わる
  • 時間をかけた文章が伝わらない
  • だから「短くて早い」と言うのが最良。
  • とにかく1つの文章は短く書く。
  • 40文字以内で書くことを推奨

音声入力にもぴったり!

言葉は短く言い切れば言い切るほど強くなる性質を持っている。

接続詞を多用していろいろ書かない

味噌汁の具が少ないから味が際立つ。

  • 具だくさんの料理はまだ良い。
  • しかし、具だくさんの文章はダメ。
  • 文章の味が濁る。

短く書くことで必然的に主語と述語が近くなる。

カレーとシチューを同時に作ろうとしていないか?

言い切る

  • 「思います」「だそうです」は言い訳に逃げているメタボな文章。
  • 「という」もだめ
  • 政治家で言うところの「前向きに善処したいと考えております」
音声入力
スマホ音声入力

「私の音声入力中の癖は、「と言う」を多用してしまうこと。意識的に削っていかないといけないと感じました。

重ね着文章をやめる

  • 代表例は「頭痛が痛い」
  • これはわかりやすいけど、わかりにくい「重ね着」はよく使っている。
  • 「まず最初に説明します」「あらかじめ予定されたスケジュール」なども重ね着文章である。

繰り返しの文章はゴミだらけ

  • 本日は、ブログを書いて、Twitterを書いて、Facebookにも投稿した(ゴミが3つもある)
  • ブログなら、親しみを込めるために多少の使用はオーケー。
  • ビジネス文章に「繰り返しの文章」はタブーである

否定文や二重否定文は肯定文に直す

  • 問題が多く採用されなかった→不採用
  • タダにはなりません→有料です
  • 今はもう行ってない→中止
  • できない事は無い→できる
  • 彼がいないと言うのは嘘です→彼がいる
  • 反対しないとも限らない→おそらく反対

ビジネス文章では「例え話」は必要ない

  • ズバッと言い切るだけでいい。
  • でも、ブログ等は例え話があったほうが面白い。
  • 例え話が、読む側にとって「全く逆の意味」に誤解される場合もあるので注意。

どや顔でカタカナ言葉を使用しない

  • グローバルスタンダード・ソリューション・エンフォースメント・コンセプト
  • カタカナ言葉は分かりにくくタイピング文字数多くなる
  • 業界用語=自己満足である。

ことわざや慣用句は効果的に使う

ブログは毎日コツコツと100記事を目指して努力を続けていけばその頃にはある程度収益化できるものです=継続は力なり

ことわざや慣用句はもともと長い文章を短く伝えるために開発されたもの。だから、ビジネス文章書くときは積極的に使う。わかりにくい事柄をわかりやすくされることができる。

2.伝わる文章を早く作る

  • 1つの文章早くかけても並べる時間が遅くなっては意味がない。
  • 早くかける人は準備をしている。
  • 書くのが遅い人は準備をしていない。
  • 書く前に「材料」を揃えておくことが1番重要である。
  • 6W4H。ビジネス文章はここから考える。
  • 何のために・誰が・何を・誰に・いつ・どこで・いくらで・どのように・いつまでに・どのくらい
  • 進行がスムーズなテレビの料理番組のようにうまくいく。
事前準備が大切です。
  • 誰が何のために読むのかを想定する。
  • 相手が知っている情報はわざわざ書かない
  • 描くための材料に優先順位をつける。
  • 主張と根拠は必ずセットで。
  • 早く書ける人は書く前に全体像を考えている。
  • 書く時間が10分あったら、5分が考える時間に充てる。
  • アナログな手法なら、「書きたいことをポストイットに書いて後で並び変える」
ポストイットはアナログ盤アウトライナー。ただし、ゴミが出るし保存もかさばるので私は使っていません。
  • 最も重要なのは書き出し。
  • 書くのが遅い人は「こんにちは」「お日柄もよく」などが入る。
  • 書くのが早い人は、「その文章の本題の要約」から入る。
  • 結婚式やパーティーの挨拶のような文章はダメ。
  • ビジネス文書は、「まず核心から入る」と決めておく。
長い文章よりも短い文章。
そして、竹を割ったような文章。
  • 書くのが遅い人は最後に「結論」を述べる。
  • 書くのが早い人は、「結論」から始めてそれを補強しながら文章を組み立てる。
  • 結論を先に言うと、根拠や具体例を書くしかなくなる。だから早い。
  • 結論から始めると、主題から大きくずれる心配は無い。
  • 小見出しを先に書いておく。
音声入力
スマホ音声入力

この辺はビジネス文書でもブログの文章でも同じですね

  • 何かを説明するときは箇条書きが便利。
  • 早くかけてわかりやすいのが「箇条書き」
  • 文章は常に「これ、箇条書きにできないかな?」と考えるべき。
  • 3つの特徴・ 5つの効果・ 7つのメリット・21個の方法等は全て箇条書きできる。
  • 書く文字数が大幅に省略できる
  • 文章のつなぎ目を考える必要がない
  • 読む側の理解が深まる
音声入力
スマホ音声入力

確かに、記事の中に箇条書きがあるとしまった感じがします。女性のウェストのくびれのようなもんですかね…

3.定番のフレームを作って穴埋めする

  • 挨拶文にも定番フレームはある
  • ネットに転がっている挨拶文をコピーして1部を書き換えるだけで良い。
  • 相手に送るメール文章は、すべてテンプレートを用意しておくのが正解。
  • 様々な種類を使い分けること。

4.企画書の書き方などもテンプレート化しておく

提案書に必要な要素は「結論」「問題定義」「説明」の3つ。
でも、このように考えるとほとんどの人は難しく考えてしまいます。
だから、質問を使います。
ブログでも同じです。

  • それが必要な人はどんなことに悩んでいる?
  • メリットやデメリットはあるか?
  • 特徴はいくつある?
  • なんでオススメだと言えるのか?
  • 実際に使ってみて感想はどう?
  • どんな人にお勧めできる?
  • どうやって使うのか?
  • その人にとってもらいたい行動は何なのか?
  • いつどんな時に使えるのか?

などなど、様々な質問を用意しておくと良いでしょう。

質問を制するものは文章を制する(ドヤ顔)

5.入力速度を上げるため文章を早く書くためのパソコンテクニック

  • ウインドウを閉じるのはマウスではなくショートカットで
  • 固有名詞を辞書登録しておく
  • おせわ→お世話になっております。株式会社●の斉藤です
  • おつか→お疲れ様です。●部所の佐藤です
  • 定型文を登録するのは文法上のミスを防いでくれるというメリットもある。
  • 一括置換は便利
  • 固有名詞は絶対に辞書登録しておく
音声入力
スマホ音声入力

バンコクの正式名称はクルンテープ・プラマハーナコーン・アモーンラッタナコーシン・マヒンタラーユッタヤー・マハーディロック・ポップ・ノッパラット・ラーチャタニーブリーロム・ウドムラーチャニウェートマハーサターン・アモーンピマーン・アワターンサティット・サッカタッティヤウィサヌカムプラシットです

6.早く書くための環境

  • メモを取る習慣があればそれを見ながら日報なら3分で書ける
  • 制限時間を設けるから早く描けるようになる。
  • 「10分で終わらす」と言う目標持つのが重要。
  • 文章書くときはシングルタスク。マルチタスクは絶対にしない。
  • 早く書くためには、気が散る材料は全て排除する。
  • 100点を目指さない。適当でいいと割り切る。
  • 完璧な文章などどこにも存在しない。
  • 見直せば見直した数だけ修正する箇所が出てくる。
  • だから、良い意味で「適当」で良い。
  • いちど声に出して読んでみると「文章のノイズ」がわかる。

「常にブログを早く・楽に・寝ながら・勝手に・意識しないで・簡単に書くことを意識している私にとって、共通している項目が多かったです

7.長い文章を早く書くには?

  • 長い文章は「段落」を意識する。
  • 長い文章は「短い文章の塊」
  • 長い文章は「記事単位で考えない」
  • 長い文章は「見出し・段落」の単位で仕上げていく。
  • トピックセンテンス(内容を予告する文章)を段落見出しの最初に書いておくとすらすら書ける。
  • 私的には、「箇条書きでの予告」でも良いような気がします。
  1. 見出し・段落のテーマを予告する
  2. 事例・ケースを予告する
  3. 問題・疑問を提起する
  • 大見出し小見出しを最初に作る
  • 設計図を作るにはアウトライナーがオススメ
  • 序論・本論・結論で書くと遅くなる
  • 序結論・本論・結論で書くと早い
  • 多く読んで、たくさん書いて、たくさん考えて工夫する
  • インプットしたものは即座にアウトプット

「文章を早く書くテクニック」まとめ

今回は、「スーパー速書きメソッド」を読んでみました。
感想としては、既に知ってることもたくさんありました。
しかし、「知っていてもできてないこと」の方が多いと気付かされました。

私も、毎日文章を書いています。
でも、やはり

究極の極意は「短く書くこと」と痛感

しています。

特に、私は音声入力を多用しています。
長い文章は、音声入力すると訳が分からなくなります。

だから、「従来の書き方」は捨てました。
どちらかと言うと、文章と言うより箇条書きに近いです。

でも、中学生でも理解できる文章のはずです。
「長い文章が書けない」「文章書くのが遅い」人は、短い文章意識してください。

本当に、これだけで劇的に変わります。
もちろん、批判する人もたくさんおられるはずです。
「短い文章は深みがない」などです。

でも、そういう人は

「今までの常識に縛られている人」です。

これからは、ますますじっくり読まれない時代です。
だから、「流し読みでも文章が頭に入ってくる」
このようにする必要があります。

そのためには、とにかく文章短くする。
すべては、そこから始まります。
後のテクニックは、「行って見れば枝葉」です。

まずは、意図的にすべての文章を短くしましょう。
私も、日々実践していきます。

音声入力
スマホ音声入力

本の要約のはずが「4,000文字」…これは要約と言えるのかどうか謎。徐々に短くしていきます。

 

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参考記事:【Kindle Unlimited】アイデアを参考にする場所としてみると新たな価値が見えてくる

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スマホの音声入力で日々の気づきをつぶやきまくり。 例え話を考えるのが好きなので定期的につぶやいていきます

ABOUTこの記事をかいた人

ほぼすべての文字入力作業を音声で行っています。
音声入力に切り替えたおかげさまで肩こりが激減。
仕事のスピードも倍以上でこなせるようになりました。
そんな音声入力の魅力を知ってもらうためにこのブログを書いてます。
ぜひ、あなたも音声入力を導入して肩こりや体の痛みがない快適なPCライフを!